Ein geldwerter Vorteil wie etwa der Mitarbeiterrabatt stellt ein attraktives Gehaltsextra für Beschäftigte dar, das Unternehmen wenig kostet – und dazu noch verkaufsfördernd wirkt. Im Einzelhandel sind solche Preisnachlässe üblich, schließlich rechnet sich der geldwerte Vorteil nicht nur für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Die Abrechnung stellt die Lohnbuchhaltung jedoch vor Herausforderungen, besonders wenn Beschäftigte mehrere Sachleistungen erhalten, für die unterschiedliche steuerliche Regeln gelten. Unternehmen müssen den Geldwert der Gehaltsextras bestimmen und diesen zum Bruttogehalt addieren, um Lohnsteuer sowie Sozialabgaben zu ermitteln. Anschließend wird der Geldwert vom Netto abgezogen. Doch mit welchem Preis ist ein geldwerter Vorteil für Mitarbeiter anzusetzen, und welchen Wert hat der Mitarbeiterrabatt? Grundsätzlich sind für Waren und Dienstleistungen die angebotenen Brutto-Endpreise abzüglich üblicher Preisnachlässe maßgeblich. Davon abzuziehen sind der gesetzliche Bewertungsabschlag in Höhe von vier Prozent sowie der Rabattfreibetrag. Der verbleibende Wert fließt als steuer- und damit sozialversicherungsbeitragspflichtiger geldwerter Vorteil in die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ein.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter eines Einrichtungshauses erwirbt beim Arbeitgeber eine neue Einbauküche. Statt 12.500 Euro sind nur 8.750 Euro zu bezahlen: Es gibt 30 Prozent Mitarbeiterrabatt. Daraus lässt sich wie folgt ein geldwerter Vorteil für den Mitarbeiter errechnen:
| Verkaufspreis im Einrichtungshaus | 12.500 € |
| üblicher Preisnachlass 3% Skonto | – 375 € |
| üblicher Verkaufsendpreis | 12.125 € |
| Bewertungsabschlagschlag 4% | – 485 € |
| Rabattfreibetrag | – 1.080 € |
| verbleibender Wert | 10.560 € |
| Zahlung des Angestellten | – 8.750 € |
| steuerpflichtiger geldwerter Vorteil | 1.810 € |
Auch eine alternative Bewertungsmethode ist zulässig: Als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist dann die Differenz zwischen dem tatsächlichen Kaufpreis und dem günstigsten Marktpreis anzusetzen. Unternehmen sind aber nicht verpflichtet, die steuerlich günstigere Variante zu ermitteln und beim Lohnsteuerabzug zu berücksichtigen. Das können die Beschäftigten dafür im Rahmen ihrer Einkommensteuerveranlagung tun, wenn sie entsprechende Belege einreichen.
Ein geldwerter Vorteil ist für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen besonders attraktiv, wenn Unternehmen ihn ohne Abzüge durchreichen. Viele Betriebe suchen daher nach einer steuergünstigen Lösung. Erfüllt ein geldwerter Vorteil wie der Mitarbeiterrabatt die gesetzlichen Voraussetzungen, ist der Rabattfreibetrag oft die beste Wahl. Dürfen auch Familienmitglieder der Belegschaft zu Vorzugskonditionen einkaufen, sind die 1.080 Euro allerdings schnell ausgeschöpft. Entsteht für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein höherer geldwerter Vorteil, können Firmen diesen aber häufig auch pauschal versteuern. Denn für jeden einzelnen Sachbezug existiert ein Wahlrecht: Unternehmen entscheiden von Fall zu Fall, ob sie bei der Gehaltsabrechnung den Freibetrag anwenden oder eine 30-prozentige Pauschalsteuer abführen. Dies eröffnet Gestaltungsspielräume. Übersteigt ein geldwerter Vorteil einzelner Mitarbeiter im Jahresverlauf den Freibetrag, lässt sich beim nächsten Einkauf per Mitarbeiterrabatt die Pauschalbesteuerung nutzen. Die damit verbundenen, zum Teil komplexen Details sind ein Thema für die Steuerberatungskanzlei. Denn es sind auch umfangreiche Dokumentationspflichten zu erfüllen. Hier die wichtigsten Punkte:
Quelle: DATEV eG Trilog
Eingestellt am: 22.05.2025